Hoe je taaie problemen kunt oplossen

Heb jij dat nou ook, dat je van alles probeert, maar het toch niet lukt om een probleem op te lossen? Dat je team elke week te laat op het stafoverleg komt, het projectteam de deadline niet haalt of de kwaliteit van het product niet verbetert? Dan kan het helpen om met een systemische blik naar je organisatie te kijken.

Een wat??

Een systemische blik. Je kijkt dan niet naar een stukje van de organisatie, maar vanuit het grotere geheel naar de organisatie. Het is alsof je eerst dichtbij de verfklodders op een schilderij bekijkt en dan een stap naar achter zet om het hele plaatje te bekijken.

Systeem

Elke groep mensen vormt een systeem. Zo’n systeem heeft zijn eigen (ongeschreven) regels en gedragscode, waaraan je je hebt te houden om lid van het systeem te worden en te blijven. Je kent het misschien wel van een nieuwe werkplek: in het begin probeer je te ontdekken ‘hoe de dingen hier werken, en de hazen lopen’.

Als persoon ben je onderdeel van verschillende systemen: je gezin, je familie, je team waarin je werkt. Ook de inwoners van je straat, de leden van je tennisvereniging en je studiegenoten vormen systemen. In elk van die systemen zijn ongeschreven regels.

Bovenstroom en onderstroom

Wat we meestal doen, is kijken naar de dingen die zichtbaar en helder zijn: KPI’s, rapporten, het gebouw, gedrag van de medewerkers, de producten die je levert als organisatie. Al die dingen die zichtbaar zijn noemen we de bovenstroom. Als daar iets niet goed gaat, dan grijpen we over het algemeen ook in met een oplossing uit die bovenstroom. Gaat de winst naar beneden? Dan snijden we in de kosten. Is Jaap iedere dag te laat? Dan zeggen we daar wat van.Laat Marieke te veel steken vallen? Dan zoeken we een andere projectmedewerker.

Maar wat nou, als Jaap toch maar te laat blijft komen? De kosten uit de pan blijven rijzen? Marieke’s opvolger het project ook niet voor elkaar krijgt? Dan zit het symptoom weliswaar in die bovenstroom, maar de oorzaak mogelijk in de onderstroom van het systeem. Symptomen in de bovenstroom – hoog ziekteverzuim, pestgedrag, hoog verloop, noem maar op, kunnen een signaalfunctie hebben voor iets dat speelt in de onderstroom. Vergelijk het maar met een paar dagen koorts: neem je weer een paracetamol en buffel je door, of probeer je te achterhalen hoe het komt dat je koorts blijft houden?

systeemwetten onderstroom

Hoe doe je dat – kijken naar de onderstroom?

Net zoals een wijnkenner weet waarop hij op moet letten als hij een wijn gaat proeven – de kleur, de geur en natuurlijk de smaak – kun je ook naar bepaalde kenmerken van de onderstroom kijken. Dat doe je met ‘systeemwetten’. Elk systeem, of het nou om een grote organisatie gaat of een klein gezin, een klas studenten of een internationaal opererend bedrijf, houdt rekening met drie basiswetten. Een systeem werkt optimaal als aan die wetten is voldaan. Is dat niet het geval, dan krijg je gedoe en stagnatie.

De eerste systeemwet is insluiting

Een systeem wil compleet zijn: heeft alles en iedereen dat een een bijdrage aan het systeem heeft geleverd nog recht op een plek, of wordt iemand of iets uitgesloten? Spreken medewerkers nog steeds over die ingrijpende reorganisatie van een paar jaar geleden, of is dat een taboe? Zijn de oprichters van de organisatie nog zichtbaar – bijvoorbeeld in de naam van de organisatie, of een schilderij op de muur? Groot of klein, belangrijk of minder belangrijk: alles en iedereen hoort erbij. De erkenning hiervan is vaak voldoende. En andersom: als iets of iemand er niet bij mag horen, dan krijgt dat juist meer macht. Denk maar aan de paarse olifant in de kamer.

De tweede systeemwet is ordening

Is er een duidelijke, hiërarchische volgorde binnen de groep en houdt iedereen zich daar aan? Is het helder aan wie Marieke rapporteert? Pakt de manager van Jaap daadwerkelijk de positie die hij heeft, of laat hij dingen op zijn beloop? Worden de verschillen in de organisatie – of het nou gaat om macht en hiërarchie, ervaring of competentie erkend en geaccepteerd, of wordt het weggeveegd?

De derde systeemwet is uitwisseling

Is er in het systeem een gezonde balans in geven en nemen ? Die balans gaat niet alleen over salaris of aantal werkuren, het gaat ook over zaken als collegialiteit, aandacht en zorg voor elkaar. Een gezonde balans in geven en nemen is niet alleen op persoonlijk niveau belangrijk, maar ook tussen de organisatie en haar stakeholders. Is de balans in de uitwisseling zoek? Dan proberen mensen zelf het op te lossen. Bijvoorbeeld door minder hard te werken (‘We hebben al jaren geen loonsverhoging meer gekregen’), een dagje extra ziek te melden (‘Nu mijn caseload is verdubbeld kan ik er niet meer tegen’) of op een andere manier voor compensatie te zorgen.

En nu?

Probeer het eens uit. Kijk eens naar de werking van de systeemwetten en krijg een gevoel bij wat er in onderstroom speelt. Voordat je het weet heb je een beweging richting oplossing in gang gezet!

PS:
Dit blog is gebaseerd op een column dat ik eerder schreef voor Management Team.

Deel dit artikel: