Gedoe op de administratie

De medewerkers van de administratief ondersteunende afdeling zijn ontevreden over de onderlinge samenwerking. “Zij komt niet opdagen’,  ‘Hij valt nooit in voor een ander’.
De leidinggevende van de afdeling heeft veel initiatieven ondernomen maar weet niet meer wat zij nog kan doen om het te verbeteren. Nadat er een felle discussie losbarst over de vakantieroosters besluit zij er ondersteuning bij te halen. Samen bepalen we het traject.

Het traject

Voorafgaand aan de gezamenlijke bijeenkomsten hebben alle betrokkenen een individueel intakegesprek. Hierin geven zij niet alleen hun beeld van de situatie en de samenwerking, ook staan we uitgebreid stil bij wat zij zelf hebben gedaan om de situatie te verbeteren. Zo realiseren zij zich dat ze zelf ook een rol hebben bij ‘het gedoe’, ook wanneer ze zich niet verantwoordelijk voelen voor de situatie.

Vervolgens hebben we een eerste gezamenlijke bijeenkomst, waarin de medewerkers een terugkoppeling krijgen van deze gesprekken. Niet op individueel (herkenbaar) niveau, maar op de patronen die in het team zijn ontstaan: de werkzaamheden die bepaalde personen altijd oppakken omdat ze er goed in zijn, de klussen die anderen negeren omdat ze een paar keer achter elkaar te horen hebben gekregen dat ze het niet goed deden. etc.
Zo wordt duidelijk dat er een terugkerend patroon in het team zit: hoe meer de één bepaalde klus oppakt, hoe meer de anderen denken dat ze beter een andere klus kunnen doen….
Nu het patroon helder is, krijgen ze een opdracht voor de volgende keer mee.

De tweede bijeenkomst gebruiken we om terug te kijken op de resultaten van de eerste keer en hoe de opdracht is verlopen. Ook maken we gezamenlijk enkele afspraken voor het geven van feedback aan elkaar. Daarna gaat iedereen in groepjes aan de slag voor het maken van een schilderij. De uitdaging: schilder hoe jullie straks als team willen gaan samenwerken. De gezamenlijke activiteit zorgde voor ontspanning en een gesprek  over hoe e wilt samenwerken.

De resultaten

  • Van de deelnemers: ‘ik zie nu hoe we elkaar allemaal vast hebben gehouden in een patroon. Wat een verspilling van onze energie was dat!’.
  • Na afloop zijn de medewerkers beter in staat met elkaar het gesprek aan te gaan over het opvangen van elkaars werk bij calamiteiten.
  • En de schilderijen? Die zijn op een centrale plek opgehangen – als dagelijkse herinnering aan de wensen, afspraken en het gevoel van gezamenlijkheid.